Logiciel pour école de voile : stages, cours et locations dans un outil unique
Vous proposez des stages d'initiation, des cours individuels, des locations encadrées et parfois des locations libres pour vos anciens élèves. Caponor adapte ses contrats à chaque type d'activité et automatise la facturation, sans alourdir votre équipe pédagogique.
Ce que vous traversez aujourd'hui
Une diversité de prestations à facturer
Stage adulte 5 jours, cours particulier 2h, location libre à un licencié, formation Permis Côtier : chaque prestation a son tarif, sa durée, ses conditions. Difficile à standardiser dans un tableur.
Les inscriptions arrivent par 3 canaux différents
Téléphone, e-mail, formulaire web, parfois Facebook Messenger : recoller les morceaux pour savoir qui est inscrit à quel stage devient un casse-tête.
Gérer la sécurité et les certifications
Vous devez vérifier que chaque élève a son certificat médical, son test de natation, son consentement parental pour les mineurs. Sans outil, vous oubliez systématiquement un document.
La facturation des chèques vacances ou CE
Beaucoup de clients paient par ANCV, chèques vacances ou subvention de comité d'entreprise. Tracer ces moyens de paiement dans un tableur Excel est source d'erreurs.
Comment Caponor répond à votre quotidien
Types de prestations multiples
Stage, cours individuel, location encadrée, location libre, formation diplômante : chaque type a son contrat, son tarif, ses options dans Caponor.
Planning multi-prestations
Le calendrier affiche simultanément stages, cours individuels et locations — chacun avec une couleur distincte. Vue d'ensemble immédiate de la semaine.
Documents requis trackés
Pour chaque élève, Caponor vérifie automatiquement la présence du certificat médical, du test de natation, du consentement parental. Pas d'inscription validée tant que le dossier n'est pas complet.
Communications par type d'élève
Vous communiquez différemment à un stagiaire ado, à un adulte en formation Permis, à un loueur libre. Caponor permet des modèles d'e-mails différenciés par type de prestation.
Multi-moyens de paiement
Carte bancaire (Stripe), virement, chèque, ANCV, chèques vacances : tous les moyens sont supportés et tracés. Export pour la comptabilité.
Conformité réglementaire FFV/FFM
Modèles de contrats adaptés aux exigences de la FFV (Fédération Française de Voile) et FFM (Fédération Française Motonautique) pour les écoles affiliées.
La diversité d'une école de voile : pourquoi un outil unique est crucial
Une école de voile française moyenne propose typiquement 5 à 8 types de prestations distinctes : stages enfants 5-12 ans (semaine d'initiation Optimist, Catamaran), stages ados 13-17 ans (perfectionnement, croisière côtière), stages adultes (initiation et perfectionnement), cours particuliers (1 à 4 heures, sur le bateau de l'élève ou de l'école), formation Permis Côtier ou Hauturier, locations encadrées (skipper école accompagne le client), locations libres pour anciens élèves licenciés. Chaque type a son tarif, sa durée, ses prérequis, ses documents administratifs.
Gérer cette diversité avec un tableur Excel est rapidement intenable. Vous avez besoin de croiser : qui est inscrit à quel stage, qui a payé combien et par quel moyen, quel matériel est mobilisé, quel moniteur est affecté, quels documents administratifs sont à jour. Sur une saison à 200-400 inscrits, le tableur devient illisible et les erreurs s'accumulent.
Caponor structure cette diversité. Chaque type de prestation est défini une fois ("Stage Adulte Initiation", "Cours Particulier Permis Côtier", "Location Libre Licencié") avec son tarif, ses options, son modèle de contrat, ses documents requis. Ensuite, créer une inscription prend 1-2 minutes : vous sélectionnez le type, vous sélectionnez le client (ou le créez à la volée si nouveau), vous validez les dates, et tout le reste se génère automatiquement (contrat, facture, planning, alertes administratives).
Les documents administratifs obligatoires en école de voile
Une école de voile en France est soumise à plusieurs obligations administratives strictes : certificat médical de non contre-indication à la pratique de la voile (renouvelable annuellement), test de natation (savoir nager 25 mètres et s'immerger), consentement parental signé pour les mineurs, attestation d'assurance responsabilité civile du pratiquant, licence FFV ou FFM si l'école est affiliée. L'absence d'un seul de ces documents peut engager la responsabilité de l'école en cas d'incident.
Caponor centralise ces documents. Pour chaque élève, une zone "Documents administratifs" permet d'uploader le certificat médical, le test de natation, le consentement parental, etc. Caponor vérifie automatiquement les dates de validité (le certificat médical est-il périmé ?) et bloque l'inscription à un nouveau stage si un document obligatoire manque ou est périmé.
Pour le moniteur ou le directeur pédagogique en charge de la sécurité, c'est une garantie majeure. Vous savez à tout moment quels élèves ont un dossier complet et lesquels n'ont pas encore fourni un document. Vous pouvez générer une liste "Documents manquants à J-7" et relancer en masse les familles. Et en cas de contrôle (DDCS, fédération), vous présentez en 30 secondes le dossier complet de chaque pratiquant.
Multi-moyens de paiement : la spécificité des écoles de voile
Les écoles de voile font face à une diversité de moyens de paiement supérieure à n'importe quelle autre activité nautique : carte bancaire en ligne (paiement direct par les familles), virement (CE, mairies, comités d'entreprise), chèque (encore très utilisé en France), chèques ANCV (Agence Nationale pour les Chèques-Vacances), bons cadeaux, parfois subventions de la mairie ou du département pour les écoles associatives. Chaque moyen a sa logique comptable et sa trace administrative.
Caponor permet de tracer pour chaque inscription : le montant total, le montant payé, par quel moyen, à quelle date. Vous pouvez encaisser une partie en CB via Stripe, une partie en ANCV (saisi manuellement avec numéro de bons), une partie en chèque. La fiche reste à jour, et vous savez à tout moment combien a été réellement encaissé pour chaque stage.
Pour la comptabilité, l'export CSV mensuel détaille ligne par ligne : nom du stage, élève, date, montant, moyen de paiement. Votre expert-comptable importe le fichier dans sa solution (Cegid, Sage, EBP) et l'intègre proprement à la comptabilité analytique de l'école. Plus de double-saisie, plus d'erreurs de transcription.
Caponor Capitaine
99€ / moisPour une école de voile avec une diversité de prestations (stages, cours, locations) et des contraintes administratives strictes (documents obligatoires, multi-moyens de paiement, multi-collaborateurs), le plan Capitaine apporte les fonctionnalités essentielles : utilisateurs multiples, segmentation avancée des clients, export CSV détaillé, contrats personnalisables par type de prestation.
Questions fréquentes
Caponor gère-t-il les stages collectifs (10-15 élèves dans le même stage) ?▾
Oui. Vous créez le stage comme un "événement" et inscrivez les élèves un par un. Chaque élève a son contrat et sa facture, mais ils sont tous liés au même stage. Vous voyez en un clin d'œil combien d'inscrits, qui a payé, qui n'a pas encore fourni ses documents.
Peut-on émettre une attestation de stage en fin de session ?▾
Oui. Caponor génère automatiquement une attestation de stage en PDF (avec date, nom de l'élève, type de stage, mention des niveaux validés). Personnalisable avec votre logo et la signature du directeur pédagogique.
Notre école est affiliée à la FFV, est-ce un problème ?▾
Au contraire. Caponor propose des modèles de contrats adaptés aux exigences FFV (mention de la licence, références aux règlements de sécurité, etc.). Vous pouvez aussi exporter une liste mensuelle des élèves licenciés pour transmettre à votre ligue régionale.
Comment gérer les chèques ANCV dans Caponor ?▾
Vous saisissez le paiement en mode "ANCV" avec le numéro des bons reçus. Caponor enregistre la trace pour votre comptabilité et marque l'inscription comme payée. Vous gérez le dépôt physique des bons en parallèle (Caponor ne traite pas le remboursement ANCV — c'est votre relation directe avec l'organisme).
Combien de moniteurs peuvent accéder à Caponor ?▾
Plan Capitaine : 5 utilisateurs. Si votre école a plus de moniteurs (plus de 5 permanents), contactez-nous pour un tarif Enterprise sur mesure. Les moniteurs ont typiquement un accès "Lecture calendrier" pour voir leurs stages affectés sans pouvoir modifier l'administratif.
Peut-on gérer une école avec plusieurs sites (base d'été + base d'hiver) ?▾
Pas en mode "multi-établissements" natif (chaque site aurait son compte Caponor distinct). Pour une école avec 2 sites bien distincts, créer 2 comptes Caponor est aujourd'hui la solution la plus propre. Une fonctionnalité multi-sites est sur notre roadmap.